“汝果欲学诗，功夫在诗外。”要想有一个好的汇报结果，乙方就应该提前把功课准备好。那么，功课准备应该从哪些方面入手呢？

      （一）要完全吃透方案，方案是汇报的核心。汇报人最好是方案主创，情况熟，便于汇报。“吃透”二字很关键，从前期甲方的思路要求到方案的创作立意、要素构成以及实现效果等等，汇报人要完完全全的吃进去、消化掉，做到烂熟于心、胸有成竹。千万不能差不多、无所谓。

      汇报会是考场，更是“烤”场。甲方主考官会提出多个不同的问题，有一个卡壳了，不仅场面尴尬，而且会给甲方留下很不好的印象。

      汇报会上往往还会出现这样的现象：甲方问了一个问题，乙方一旦回答不上，甲方会乘势追问第二个、第三个，甚至是第四个问题，直到把你问倒。所以，吃透方案的目的，就是要做到有备无患、以不变应万变。

      （二）要准备好一套不出错的课件和书面文本。课件和文本每个公司都会做，每次汇报会也都用。问题是有的乙方偏偏在这方面出了错，错在课件、文本错字连篇、语句不通，错在课件不清晰、文本掉页乱码，错在课件、文本做工粗糙，根本不能完整反映出方案本意。

      不要以为这是些小事，就是这些小事反映出公司的整体实力和做人做事的态度。课件和文本是你投向甲方的第一块敲门砖。投好了，砸金蛋；投不好，就完蛋。甲方不会轻而易举的把数百万甚至数千万的工程交给一个错字连篇的公司。

      曾有一位甲方负责人在汇报会上直言不讳的对乙方代表说：“看看文案效果图后面你们公司简介吧，500字的篇幅竟有10多个错别字。你们对自己的事情都这样，还能为我们做什么？”“细节决定成败”，相信这句话大家都会说，但把这句话落地砸实，可不是谁都能做得到的。

      （三）要充分了解甲方，知己知彼，百战不殆。汇报前，要尽量把甲方主考官的情况了解清楚。包括他的工作简历、生活爱好以及行事风格等等，都要纳入了解范围。

      汇报其实就是谈判，谈判的基本套路就是摸清对方的底数。表现在方案汇报会上，当把甲方的情况摸透，你顺着他的思路、风格去汇报，可能就会事半功倍。

      有一次，在我本人带着团队和方案去向一个甲方汇报前，在阅读报纸时恰好看到甲方负责人发表的一篇文章，并且文章的思路观点与我们呈报的方案主题大体一致。于是我便很留意地反复阅读该文，还做了一些记录和备注，一些重要的章节甚至背了下来。汇报时，我把这位负责人的文章观点不加显露、巧妙融合进汇报中，取得了意想不到的成功。事后，甲方负责人亲自对我说：“你们的工作很用心”。当然，这次成功不能完全归功于那篇文章，但是起码通过那篇文章拉近了我们同甲方负责人的感情距离。

      （四）要先行演练，演练就是模拟。很多策展公司在向甲方汇报前从不预演，好像早已胸有成竹，这恰恰错了。预演就像部队的演习，是一项暴露发现问题而后整改问题、达到成功的必备措施。

      策展行业面对的甲方无非三个群体，一是党政机关，二是社会团体，三是经济组织。

      据我观察，现在这三个类型单位无论办会议还是办活动，从音响灯光、桌签摆放，到文件签收、人员上下台等等，大部分都会进行彩排，而且反复进行。目的是到会议和活动正式开始时不出事、零失误。

      试想，面对着这样的甲方，你不事先预演就匆匆上场，胜算的把握能有多大？预演的办法很多。其中一个最便捷的方法，就是寻找最有头脑的同事来充当甲方，进行几次“对撞风暴”，把所有能想到的问题都想到，直到你心里真的有底了，才可以去面对甲方。

      另外，选择什么样的员工去汇报也很重要。一般应该选择工作经验多、阅历广，并且有极强应变能力的人去汇报。汇报人要正装穿戴、干净利索、表达恰当，给人一种实实在在的感觉。朴素简约显示着端庄、大气和自信。

      当一切准备就绪后，就要充满信心、沉着大方地走向汇报台。任何紧张和不安都会影响整体效果的发挥。再挑剔的甲方代表也是人，再难的汇报也有规律可循。根据本人多年体会，方案汇报时大体可做到以下四点：

      （一）汇报要有思想性，让甲方有信心。我在多篇文章中，始终强调思想的重要。文案大纲也好，方案汇报也罢，离开了思想性，就等于一幢建筑少了“四梁八柱”。一个不能展示思想性的汇报，清汤寡水、平铺直叙，不瓷实、不过硬、不提神。

      一部好的方案就是一个思想的结晶体。同样，一次富有思想性的汇报，就等于点亮了一盏指路明灯。

当时在场的甲方领导都很认可这个主题，对做好这个展馆有了充足的信心。很多公司的方案在甲方那里通不过，一个重要的原因就是方案与汇报的高度不够，思想层面拔不起来。

      （二）汇报要有条理性，让甲方听明白。汇报会上常常有这样的现象，乙方滔滔不绝的说了一通后，甲方一头雾水：我们没听清楚，你再说一遍。这种现象的背后，无疑是乙方没有汇报明白。

      平常我们两人对话时，有的三言两语就把一个问题说得很明白；有的叨叨半天，你也没听出个头绪来。没有头绪就是不条理。

      方案汇报会上，你面对的是挑剔的甲方，说话条理性显得至关重要。所谓方案汇报中的“条理性”，大致可分为“为什么”“是什么”“怎么样”三层结构。“为什么”是原因，着重阐述方案设计的理由。“是什么”是结果，着重阐述方案内容。“怎么样”是成效，着重阐述方案的意义、作用和效果。

      （三）汇报要有艺术性，让甲方感兴趣。有一千个甲方，就有一千个兴趣点。你的方案最大化地符合甲方的兴趣点，这就需要艺术性作支撑。方案汇报中的艺术性其实就是找“窍门”。

      这个“窍门”包括汇报人要充满激情，语言运用要抑扬顿挫，让甲方受感染；要归纳和讲出方案的特质亮点，让甲方眼前一亮；要多用事例佐证方案观点的正确性，让甲方认可肯定；要适时与甲方现场互动，让甲方参与其中。

      其实，从某种意义上讲，汇报人就是课堂上的老师、会场上的主持和音乐会上的指挥。要时刻注意甲方的情绪变化，随时掌控和调解现场气氛，让甲方始终跟着你的节奏，进入到方案中来。

      做不到这一点，你凭什么引起甲方的兴趣？一些汇报之所以失败，其中一个原因就是乙方始终被甲方牵着走，没有一点主动权，现场放不开、很拘谨，并且越拘谨越害怕，越害怕越出错。

      （四）汇报要有客观性，让甲方知实情。一个展馆的方案再好，在施工布展和建成后续运营中，也难免会出现这样那样的问题。有些问题是露在外观的，易发现也好解决。有些问题是在背后隐藏着的，不到最后一刻难以暴露。

      还有一个问题就是，方案效果图展示的很完美、很漂亮，但布展结束后，效果大打折扣，与前期展示效果大相径庭，以至于双方无休止的互相指责。造成问题的关键是双方沟通不够。

      很多甲方对展馆行业是门外汉。因此，乙方汇报时要站在甲方的角度，从专业技术层面出发，提前把可能遇到的问题和带来的后果告诉甲方。一方面，让甲方提前有个心理准备；另一方面，要说服甲方和你共同探讨解决问题的办法。甲乙双方融合协调、配合作战，否则，就会形成“冤案”。

      还要注意的另一个问题，就是大多数乙方会把方案汇报得过于天衣无缝、天下第一，这实际是不给自己留后路。世上哪有完美无缺的东西？你把甲方胃口吊了起来，一旦实现不了这种完美，后果肯定要由乙方独自承担。所以，乙方汇报时要留有余地，不能说的过满过多，不能画大饼、夸海口。否则，是自己给自己挖陷阱。

      汇报结束，不等于方案的完结。如果汇报的很好，并无较大问题，乙方也要本着精益求精的原则，对方案再完善再提升，做到好上加好、锦上添花；如果汇报的不好，甲方提出了很多问题、建议，那么乙方要很好的组织召开一个由设计、商务、施工等人员参加的反馈整改会议。

      根据甲方的要求，疏理一下思路，把甲方的意见建议吸收消化到整改措施上来，做到快研究讨论、快着手整改、快送甲方二审，趁热打铁才能成功。

      假如方案与甲方要求相差太远，并且是结构性问题，那么乙方就要忍痛割爱，果断推翻，另起炉灶。我曾经对好多乙方提出这样的建议：对策展行业的方案来说，如果是结构性问题，与其修修补补，不如推倒重来。早推倒早主动，晚推倒就被动，不推倒就会被淘汰。

      另外，有的乙方不愿整改或不想全部整改问题。有的甚至面对甲方提出的一大堆问题，不是反思自己的不足，而是抱怨甲方不懂专业。这种观点和态度是不正确的。

      现在的甲方群体中，党政机关干部几乎全是本科以上学历，有的还是研究生。他们的阅历见识、眼光眼界、胸怀胸襟一点也不比我们差。他们会跳出单纯的策展业务，从政治、历史、人文等诸多方面去看待这个策展和展馆。

      他们可能不懂PS软件、不懂布展施工、不懂挂图布展，但对一件事物的基本运行规律是懂的、美和丑的标准是懂的。特别是你所策划设计的这个展馆建成以后，是好还是坏，他会一眼看出来。

      即使是一些企业展馆，这个企业甲方在商海中搏风击浪，对一个展馆质量和档次的判断上，还是有独到眼光的。看不到这些，就是低估了甲方的实力和水平。一句话，既然甲方决定筹建展馆，那他就一定有把控这件事情的能力。

      通过以上方案汇报前、中、后三个过程，我们可以得出这样一个结论：乙方的方案汇报在甲方那里过不了关，一个最根本的原因就是你的汇报未超出甲方的期望值。当然，汇报仅仅是策展中的一部分而已。策展行业最重要、最根本的是要有一个过硬的方案。如同剧本是“一剧之本”一样，方案不过硬，一切等于零。再好的汇报，如果没有过硬的方案打底，也是白搭；有过硬的方案打底，你不汇报都无关紧要，因为好的东西自然会有人去主动欣赏。

      当然，怎样做出一个过硬的方案本子，就不是本期讨论的问题了，咱们改期再议。